Le suivi d'activités : gérez le temps de travail, les rendez-vous, les congés, les dépenses, les ventes, les clients, les activités sportives et culturelles, etc.

Le suivi d'activités permet d'une part d'enregistrer son activité  de façon détaillée (jour après jour, avec le suivi quotidien), ou globale (en fin de mois, avec le suivi mensuel),
d'autre part d'obtenir une totalisation par type d'activité , pour une semaine, un mois, un trimestre, un semestre ou une année.
Il peut être mis en oeuvre pour compter le temps de travail, les heures supplémentaires, les congés, et aussi les ventes, les achats, les dépenses effectuées sur une période, les nouveaux clients, les diverses activités sportives et culturelles, etc.  

Un suivi d'activités qui ne conserve pas les données sur un serveur Web, c'est toujours préférable, parfois nécessaire, pour ne pas retrouver sur Internet des données privées ou confidentielles.  Avec calagenda.fr, vos données sont stockées en local, sur le disque dur de votre ordinateur, préservant ainsi votre vie privée et votre vie professionnelle. Il vous  appartient de faire périodiquement des sauvegardes.

Principe

  • Définir les activités pratiquées. 
  • Enregistrer son suivi chaque jour (suivi quotidien) et/ou chaque mois (suivi mensuel). 
  • Afficher un état de synthèse hebdomadaire, mensuel,  trimestriel, semestriel, ou annuel, en visualisant le calendrier correspondant à la période souhaitée. Les plus exigeants pourront utiliser la fonction de calendrier glissant pour obtenir une totalisation spécifique, par exemple sur plusieurs années, ou pour une période à cheval sur 2 années.

Définir les activités pratiquées

  • Par défaut, les activités suivantes sont proposées :
    - Travail : par exemple le temps de travail effectif chez votre employeur, dans le cas d'un horaire variable, pour ajustement ou justification en fin de période, pour la vérification de votre salaire, ou pour  la demande d'heures supplémentaires.
    - Rendez-vous : utilisez ce logiciel pour la prise de rendez-vous, et bénéficiez des statistiques qui calculent le nombre de rendez-vous par semaine, par mois, par trimestre, par semestre et par année, ainsi que la durée moyenne d'un rendez-vous.    
    - Congés légaux (pour un couple, on peut modifier le défaut en définissant d'une part les congés de Monsieur, d'autre part les congés de Madame)
    - RTT : on peut supprimer cette catégorie si elle est sans objet.  
    - Projet : on peut créer une activité par projet.
    - Ventes: pour enregistrer les ventes en montant, dans le cadre d'une gestion commerciale, avec possibilité de saisir 2 décimales. les nombres négatifs sont admis pour enregistrer les ristournes et les réductions.   
    - Achats: pour enregistrer les achats en montant, avec possibilité de saisir 2 décimales. les nombres négatifs sont admis. 
    - Prospects: pour enregistrer les nouveaux prospects, un chiffre négatif indiquera une perte de prospect.   
    - Clients: pour enregistrer les nouveaux clients,  un chiffre négatif indiquera une perte de client. 
  • A titre d'exemple, des activités peuvent être ajoutées pour  :
    - Le temps de travail de chacun des employés d'une entreprise artisanale, pour la gestion du temps de travail et l'établissement des bulletins de salaire.
    - Le temps de travail des artisans ouvriers sur un chantier, pour vérification par rapport à un devis détaillé ou une facture détaillée.
    - Les heures supplémentaires, pour vérification du total automatique mensuel avec les heures indiquées sur votre bulletin de paye.
    - Les heures de garde des enfants, dans le cadre d'une garde alternée ou partagée, si les parents sont divorcés ou séparés, ou pour établir ou vérifier le salaire de la nourrice ou de l'assistante maternelle.
    - Les kilomètres parcourus, pour le calcul du remboursement des indemnités kilométriques par votre entreprise, si vous utilisez votre voiture pour effectuer des déplacements professionnels. 
    - Les congés de monsieur et ceux de madame : dans ce cas, ou pourra définir soit la même couleur de case pour les congés de monsieur et de madame, soit deux liserets de couleurs différentes.
    - Les jours fériés (1er Janvier, Lundi de Pâques, Lundi de Pentecôte, 14 Juillet, 15 Août, Noël le 25 Décembre, etc.), avec une couleur pour les inscrire sur le calendrier.
    - Le temps passé sur chaque projet en cours : il est possible par exemple, pour chaque projet, de créer une ligne de suivi pour les prévisions, et une autre pour les réalisations. Les prévisions seront saisies de façon globale, mois par mois, et les réalisations de façon globale, mois par mois, ou détaillées, pour chaque jour. 
    - Le temps passé par une aide ménagère à domicile pour faire les courses, la cuisine, le ménage, ou d'autres tâches quotidiennes ou occasionnelles. 
    - Les dépenses et recettes par catégorie, pour vérifier un budget, dans le cadre d 'une compabilité familiale ou personnelle. 
    - Le montant des ventes, pour chaque type de produit ou type d'article. La totalisation automatique de ces informations, par mois, par trimestre, par semestre, ou par année, permettra d'une part d'effectuer un suivi d'activité commerciale avec comparaison par rapport aux objectifs commerciaux, d'autre part de transmettre au comptable les informations nécessaires à la comptabilité, pour vérification.
    - Le montant des achats, pour chaque fournisseur.
    - Les frais de déplacements, pour demande de remboursement des frais professionnels.
    - La consommation de carburant d'un véhicule.
    - Les notes scolaires d'un étudiant: créer une activité par matière enseignée (Français, Philosophie, Mathématique, Physique, Chimie, Histoire, Géographie, etc.), et enregistrer chaque note dans l'agenda. Le tableau récapitulatif indiquera le nombre de notes pour la période correspondant au calendrier (mensuel, trimestriel, annuel), et la moyenne pour chaque matière. Un copié / collé dans un tableur bureautique permettra de tenir compte des coefficients et de calculer la moyenne générale. 
    - Le suivi des performances sportives. Créer une activité pour chaque sport pratiqué: l'unité sera en général définie comme étant un nombre sans décimales ou un montant avec décimales, par exemple un nombre de secondes  ou de km. Enregistrer chaque résultat dans l'agenda.  Le tableau récapitulatif indiquera la moyenne des performances pour chaque sport et le total,  par exemple le nombre total de kilomètres parcourus dans la période.  
    - Le temps passé sur chacune des activités principales dans l'entreprise, pour la gestion des ressources humaines, dans le cadre d'un audit avant réorganisation du travail, ou dans le cadre d'un suivi du temps de travail avant ou aprés la mise en place d'une nouvelle répartition des tâches.         
    - etc. (Ajouter une activité) 
  • Pour chaque activité, on peut définir :
    - l'unité qui permettra de la quantifier : c'est soit une unité de temps qui pourra être saisie en jours, heures, et minutes,  soit un nombre  (par exemple un nombre de clients, sans décimales), soit un montant  (par exemple le montant des ventes, avec 2 décimales au maximum). Les nombres négatifs sont admis. 
    - l'affichage à utiliser dans les calendriers (couleur de la case , liseret , ou affichage fonction du calendrier utilisé). Choisissez par exemple des couleurs de cases claires et des couleurs de liserets foncés, pour bien les voir dans chaque case.  
    - le type de comptage à faire pour l'affichage d'un éventuel état récapitulatif dans les calendriers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels.  

Enregistrer son suivi d'activités chaque jour et/ou chaque mois :

L'enregistrement du suivi d'activités peut se faire jour après jour (suivi quotidien), ou au niveau du mois (suivi mensuel) : vous pouvez par exemple enregistrer un temps passé sur un projet en heure, pour chaque journée, ou en jours, pour chaque mois.       

  • Pour un suivi quotidien, la liste déroulante 'Agenda' doit être positionnée sur Pictogramme, Détail, ou Résumé, dans les 'Options'.
  • Pour un suivi mensuel, la liste déroulante 'Notes et rapports périodiques' doit être positionnée sur "Afficher le détail" ou "Afficher le résumé", dans les 'Options'.
  • Choisissez le mois (et saisissez éventuellement l'année), correspondant au suivi d'activités à enregistrer.
  • Cliquez sur le bouton 'Afficher'.
  • Pour un enregistrement jour après jour, dans l'agenda (suivi quotidien), effectuez un simple clic sur le jour correspondant :
    • Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Suivi d'activités
    • Pour ajouter une activité : renseignez l'activité, la durée, le nombre ou le montant. La saisie d'une remarque est facultative. Vous pouvez ajouter plusieurs activités, en cliquant sur le + en fin de ligne, avant de valider avec le bouton Enregistrer. La saisie sera plus ou moins détaillée : par exemple, si le suivi porte sur de nouveaux clients, on pourra soit saisir le nombre de clients de la journée, soit ajouter une ligne par client, et saisir le nom de chaque client dans le champ 'Remarque'. 
    • Pour supprimer une activité , cliquez sur le X en fin de ligne de l'activité à supprimer. Vous pouvez supprimer plusieurs activités, avant de valider avec le bouton Enregistrer.
    • Pour modifier une ou plusieurs activités , modifiez la durée, saisisez éventuellement une remarque. Validez vos modifications en cliquant sur Enregistrer.
    • Si vous souhaitez faire plusieurs modifications sur le même mois, pour plusieurs dates, vous pouvez déplacer la boîte de dialogue avec la souris en cliquant sur son titre. La boîte sera alors ancrée. Pour rendre de nouveau la boîte flottante, cliquez sur la croix rouge.
    • Notez que vous pouvez déplacer les calendriers en cliquant sur le titre (le mois dans le calendrier mensuel, le numéro de semaine dans le calendrier hebdomadaire), pour faciliter la saisie.
  • Une nouveauté du mois d'août 2010 Pour une planification automatique des activités répétitives, quotidiennes ou hebdomadaires.
    • Dans le menu en haut à gauche, choisissez 'L'Agenda', et cliquez sur 'Planification automatique'.
    • Planifier papidement vos activités répétitives, sur un ensemble de jours ou de semaines. Cette fonction est particuliérement adaptée :
      • A l' enregistrement des congés légaux , RTT, s'ils s'étalent sur plusieurs jours consécutifs.
      • A l' enregistrement des cours , pour l'enseignement : les professeurs et les étudiants peuvent créer une activité pour chaque matière (français, philosophie, sociologie, économie, histoire, géographie, mathématiques, physique, chimie, etc.) et utiliser la planification automatique pour créer rapidement les activités d'un trimestre ou d'une année.
      • Aux activités hebdomadaires , sportives, éducatives et culturelles.
        (par exemple: aquagym chaque mardi, et gym douce chaque vendredi...)
      • Pour la garde des enfants, dans le cadre d'une garde alternée ou partagée, ou pour planifier la garde des enfants avec l'assistante maternelle.
      • Pour signaler les vacances scolaires autres que les vacances françaises des zones A, B, ou C, par exemple les vacances scolaires des DOM TOM (Guadeloupe, Guyanne, Martinique, Mayotte, Polynésie française, Nouvelle-Calédonie, Réunion, Walis et Futuna, Saint-Pierre et Miquelon, etc.), ou les vacances scolaires des pays francophones autres que la France (Belgique, Suisse, Canada, etc.) 
      • A tout rendez-vous quotidien ou hebdomadaire, par exemple, une séance de massage chaque semaine, un rendez-vous pendant plusieurs jours, une réunion de travail hebdomadaire.
      • Pour imprimer un calendrier avec des couleurs de cases spécifiques pour certains jours de la semaine, par exemple le samedi ou le dimanche : créez une activité 'Samedi' ou 'Dimanche' (décochez la case 'Comptage'), et planifiez cette activité tous les samedis ou tous les dimanche, du 1er Janvier au 31 Décembre.
  • Pour un enregistrement global, pour un mois donné, dans un rapport périodique (suivi mensuel), cliquez en bas du calendrier, sur le logo Calendrier agenda gratuit ou sur le texte "Calendriers agendas : http://www.calagenda.fr/calendriers.htm". :
    • Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Suivi d'activités
    • Pour ajouter une activité : renseignez l'activité, la durée, le nombre ou le montant. La saisie d'une remarque est facultative. Vous pouvez ajouter plusieurs activités, en cliquant sur le + en fin de ligne, avant de valider avec le bouton Enregistrer.
    • Pour supprimer une activité , cliquez sur le X en fin de ligne de l'activité à supprimer. Vous pouvez supprimer plusieurs activités, avant de valider avec le bouton Enregistrer.
    • Pour modifier une ou plusieurs activités , modifiez la durée, saisisez éventuellement une remarque. Validez vos modifications en cliquant sur Enregistrer.
  • A noter :
    • Le pictogramme Suivi d'activités indique qu'un ou plusieurs suivis ont déjà été saisis à ce jour ou à ce mois, alors que le pictogramme Suivi d'activités indique qu'aucun suivi n'a encore été enregistré.
    • Un clic sur le picto Suivi d'activités permet de revenir à la saisie de l'agenda ou du rapport périodique.
    • Un contrôle des données saisies est effectué : par exemple sur le nombre de jours, d'heures, de minutes, ou le montant : ceux-ci doivent être numériques. 
    • Pour la saisie du temps, en jours, heures et minutes, on peut soit saisir le temps en heures et minutes, soit saisir un nombre décimal de jours . Par exemple, si la durée du jour de l'activité 'Congés' est de 8 heures, 4 heures et 0,5 jours sont tous deux égaux à une demi journée. Si on change la durée de l'activité dans la liste des activités, 4 heures et 0.5 jours ne seront alors plus identiques.                

Afficher le détail du suivi d'activités dans le calendrier :

  • Pour l'agenda du jour, le suivi d'activité est toujours affiché de façon détaillée.
  • Pour les calendriers : dans les 'Options',  la liste déroulante 'Suivi d'activités' doit  être positionnée sur 'Afficher le détail et la récap' ou sur 'Afficher le détail' 
  • Affichage du suivi quotidien :
    • La liste déroulante 'Agenda' doit  être positionnée sur une valeur autre que 'Ne pas afficher'. 
    • Une info-bulle accessible en déplaçant la souris sur un numéro de jour affichera le détail de tous les éléments de suivi d'activités correspondant à ce jour. 
    • En plus de cette info-bulle, la mise en page dans chaque case du calendrier sera fonction du choix retenu pour chaque activité, dans la liste des activités :
      • Couleur de la case : c'est la couleur de fond. Si plusieurs activités sont concernées par ce type d'affichage, pour un jour donné, c'est la couleur de la dernière activité qui sera appliquée.
      • Liseret de couleur : il sera affiché à droite du numéro de jour, pour ne pas le confondre avec les liserets utilisés pour les vacances scolaires.Si plusieurs activités sont concernées par ce type d'affichage, pour un jour donné, les liserets seront affichés les uns à coté des autres.
      • Texte ou picto: l'affichage dans le suivi quotidien sera fonction du calendrier utilisé :
        - Le pictogramme Agenda sera affiché si, pour le calendrier actif, la liste déroulante 'Agenda', dans 'Options', est positionnée sur 'Pictogramme' ou sur 'Résumé et picto',
        - Le détail (Activité + remarque éventuelle + temps) sera affiché dans le calendrier actif si la liste déroulante 'Agenda', dans 'Options', est positionnée sur 'Détail et picto'.
        - Si la liste déroulante 'Agenda', dans 'Options', est positionnée sur 'Ne pas afficher', le suivi d'activités ne sera pas affiché pour le calendrier actif. 
        Cette option permet de personnaliser l'affichage du détail en fonction du calendrier utilisé, par exemple : afficher le détail dans le calendrier mensuel en colonne, et un pictogramme dans le calendrier mensuel en tableau, plus synthètique.   
      • Ne pas afficher : l'élément de suivi ne sera affiché que dans l'info-bulle.  
  • Affichage du suivi mensuel :
    • Dans les 'Options', la liste déroulante 'Notes et rapports d'activités' doit  être positionnée sur 'Afficher le détail'.
    • La mise en page se fera dans le même espace que celui des notes et rapports périodiques, en bas du calendrier, en dessous du logo Calendrier agenda gratuit et du texte "Calendriers agendas : http://www.calagenda.fr/calendriers.htm". Toutes les activités seront affichées, sauf celles pour lesquelles le type d'affichage retenu dans la liste des activités  est égal à 'Ne pas afficher'.
      (par exemple, les congés pourront être affichés en tant que couleur de la case dans le suivi quotidien, et en tant que texte dans le suivi mensuel). 
  • Ces choix seront conservés une fois pour toutes si vous avez coché la case 'Conserver mes options'.

Afficher l'état récapitulatif dans le calendrier

L'état récapitulatif du suivi d'activités est affiché par défaut, dans le même espace que celui des notes et rapports périodiques, en bas du calendrier, en dessous du logo Calendrier agenda gratuit et du texte "Calendriers agendas : http://www.calagenda.fr/calendriers.htm".  Opérationnel pour tous les modèles de calendrier, il permet donc d'obtenir un total par semaine, par mois, par trimestre, par semestre ou par année. Avec les calendriers glissants il affichera  par exemple une synthèse sur plusieurs années, sur plusieurs mois consécutifs, ou sur une période à cheval sur 2 années.

Dans le calendrier hebdomadaire, l'état récapitulatif ne comptabilisera que le suivi quotidien. Dans tous les autres calendriers (mensuels, trimestriels, semestriels, annuels, calendriers glissants), la synthèse tiendra compte des suivis quotidiens et mensuels.     

Pour ne pas afficher l'état de synthèse du suivi d'activités, pour un modèle donné,  dans la liste déroulante 'Suivi d'activités' des 'Options', choisir une valeur autre que 'Afficher l'état récapitulatif' et 'Afficher le détail et la récap'.  

Le tableau de synthèse comportera une ligne de 4 colonnes pour chaque activité, c'est à dire :

  • Le libellé de l'activité.
  • Le total de l'activité: c'est soit un temps en jours, heures et minutes, soit un nombre sans décimales, soit un montant avec un maximum de 2 décimales. S'il s'agit d'un temps, la somme des jours, heures et minutes sera automatiquement convertie en fonction de la durée du jour définie pour chaque activité.
  • Le nombre de lignes: si 2 activités de même nom existent pour le même jour, 2 ligne sont comptées.
  • La moyenne : total de l'activité / nombre de lignes, pour connaitre par exemple :
    - la durée moyenne d'un journée de travail, dans le cas d'un suivi quotidien du temps de travail effectif.
    - le montant moyen journalier des ventes, dans le cas d'un enregistrement quotidien.
    - le nombre moyen de clients par mois, dans le cas d'un enregistrement mensuel.     

Le tableau peut être sélectionné via un glissé / déplacé de la souris, puis copié / collé dans un tableur bureautique (Microsoft Excel, Open Office Calc), un traitement de texte (Microsoft Word, Open Office Writer), ou un logiciel de messagerie. 

A noter :

  • L'état récapitulatif ne sera pas affiché pour les activités dont le Comptage est décoché, dans la liste des activités.
  • Si la liste déroulante 'Agenda' est positionnée sur 'Ne pas afficher', le suivi quotidien ne sera pas totalisé.
  • Si la liste déroulante 'Notes et rapports périodiques' est positionnée sur 'Ne pas afficher', le suivi mensuel ne sera pas totalisé. 

Retrouver un élément du suivi d'activité, ou les dates correspondant à une activité :

  • Cliquer sur Options, puis sur Rechercher / Exporter / Sauvegarder / Importer.
  • Choisissez le type Agenda, pour retrouver les suivis quotidiens, et Notes et rapports périodiques pour retrouver les suivis mensuels.  
  • Choisissez le mois si vous souhaitez restreindre la recherche à un mois.
  • Saisissez l'année si vous souhaitez restreindre la recherche à une année.
  • Saisissez éventuellement un contenu, par exemple : 
    - 'conges' pour retrouver tous les jours de congés.
    - 'ventes' pour retrouver toutes les ventes enregistrées.
    - '2350' pour retrouver à quelle date vous avez enregistré une vente de 2350 Euros.
    - 'DUPONT' pour retrouver le client DUPONT, si le nom du client a été saisi dans le suivi en tant que remarque.
    Notez que la recherche se fait sur le nom de l'activité (pas sur le libellé), sur les remarques éventuelles, et sur le nombre, le montant ou le temps en jours/heures/minutes. 
  • Vous pouvez faire une recherche exacte ou approchée :
    - Si vous optez pour une recherche exacte, la recherche tiendra compte des majuscules/minuscules, et des accents sur les voyelles ('Congés' ne sera pas équivalent à 'conges').
    - Dans le cas de la recherche approchée (par défaut) la recherche ne tiendra pas compte des majuscules/minuscules, des accents sur les voyelles, et de la cédille ('Congés' sera équivalent à 'conges')
  • Cliquer sur Rechercher.
  • La liste affichée vous donnera les réponses. Un nouveau clic sur Options permettra de modifier les critères de recherche sans sans tout ressaisir.  

Voir aussi :

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